ড. পার্থ কর্মকার
শিক্ষাবিদ
যিনি প্রধানশিক্ষক/শিক্ষিকারূপে কোনো বিদ্যালয়ে প্রথম যোগদান বা বদলি হিসাবে অন্য বিদ্যালয়ে যোগদান করবেন তাঁকে বেশ কতকগুলি গুরুত্বপূর্ণ কাগজ বা নথি ভালো করে বুঝে নিতে হবে। শুধু তাই নয়, যতদিন তিনি দায়িত্বে থাকবেন ওই নথিগুলির তিনি Custodian হয়ে যাবেন। তিনি সময়ের সাপেক্ষে সেগুলিকে আপডেট করবেন এবং বৃদ্ধিপ্রাপ্ত নথিগুলিকে কালানুক্রমিক সংরক্ষণ করবেন। দায়িত্ব বুঝে নেবার সময় প্রাপ্ত নথিগুলি তালিকাবদ্ধ করে বুঝে নিয়ে নিজে স্বাক্ষর করবেন একটি Declaration আকারে। যাঁর নিকট (ভারপ্রাপ্ত শিক্ষক অথবা সহকারী প্রধান শিক্ষক) দায়িত্ব বুঝে পেলেন তালিকায় তাঁর স্বাক্ষর রাখবেন outgoing custodien হিসাবে। সাক্ষী হিসাবে বিদ্যালয়ের সভাপতি অথবা প্রশাসকের স্বাক্ষর রাখবেন।
এই নথিপত্রগুলি রক্ষণাবেক্ষণের সুবিধার জন্য কতকগুলি শ্রেণিবিভাগ করে নিলে ভালো হয়—
Advertisement
A. বিদ্যালয় সংক্রান্ত নথি
1. বিদ্যালয়ের জমির দলিল, পরচা, ম্যাপ রেজিস্টার্ড দানপত্র ইত্যাদি।
2. প্রথম রেকগনিশন মেমো (কলকাতা বিশ্ববিদ্যালয়/মধ্যশিক্ষা পর্যদের)।
3. বিভিন্ন সময়ের আপগ্রেডেশন মেমো।
4. প্রথম গ্রান্ট-ইন-এইড মেমো।
5. প্রথম স্যালারি ডেফিসিট স্কীম মেমো।
6. এম. সি. মিটিং রেজুল্যুশন বই।
7. অ্যাকাডেমিক কাউন্সিল মিটিং রেজল্যুশন বই।
৪. স্টাফ কাউন্সিল মিটিং রেজল্যুশন বই।
9. পেরেন্ট-টিচার অ্যাসোসিয়েশন মিটিং রেজল্যুশন বই।
10. স্টক/অ্যাসেট রেজিষ্টার।
11. ভোকেশনাল কোর্স চালুর মেমো
12. হস্টেল সংক্রান্ত যাবতীয় নথি (যদি থাকে)
Advertisement
B. ছাত্রছাত্রী সংক্রান্ত নথি
1. অ্যাডমিশন রেজিস্টার।
2. অ্যাটেনডেন্স রেজিস্টার।
3. বৎসরভিত্তিক ডাটা ক্যাপচার ফাইল (বাংলা শিক্ষা পোর্টালে তথ্য ইনপুট করার জন্য)।
4. স্কলারশিপ রেজিস্টার।
5. হেলথ কার্ড।
6. WIFS/FA রেজিস্টার।
C. স্টাফ সংক্রান্ত নথি
1. অ্যাটেনডেন্স রেজিস্টার।
2. অ্যাকুইট্যান্স রোল।
3. লিভ্ রেজিস্টার।
4. সার্ভিস বুক।
5. প্রায়র পারমিশন ফর রিক্রুটমেন্ট।
6. স্টাফ প্যাটার্ন
7. পোস্ট স্যাংশনিং মেমো।
৪. রোস্টার অফ অ্যাপয়েন্টমেন্ট (ROA)
9. অ্যাপ্রুভাল অফ অ্যাপয়েন্টমেন্ট।
10. রিটেনশন মেমো অফ অ্যাডিশনাল পোস্ট।
11. ইনিসিয়াল অপশন ফরম এবং পে-ফিক্সেশন ফরম।
12. পেনশন ফাইল (হার্ড কপি)
D. অ্যাকাউন্টস সংক্রান্ত নথি
1. ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট পাশবুক।
2. ফিক্সড ডিপোজিট সার্টিফিকেট।
3. ব্যাঙ্ক রিকনসাইল স্টেটমেন্ট।
4. PFMS অ্যাকাউন্ট।
5. চেক বুক।
6. ক্যাশ বুক।
7. সারসিডিয়্যারি ফান্ড বুক।
8. জি. পি. এফ. লেজার।
9. সমগ্র শিক্ষা মিশন বাবদ প্রাপ্ত অনুদানের যাবতীয় নথি
10. মিড ডে মিল সংক্রান্ত এমডিসিএফ/এডিসিএফ ফাইল।
11. পে অর্ডার বুক।
12. লোন রেজিস্টার।
13. ডোনেশন রেজিস্টার।
14. অডিট রিপোর্ট।
15. সেল প্রসিড রিপোর্ট।
16. বিল/ভাউচার ফাইল।
17. ডেবিট ভাউচার ফাইল।
18. গ্রান্ট অ্যাকটিভিটি রেজিস্টার ফাইল।
19. ডেইলি ফি কালেকশন বুক।
20. মান্থলি অ্যাবস্ট্র্যাক্ট বুক।
21. পেমেন্ট-রিসিপ্ট রেজিস্টার।
22. টেন্ডার ফাইল।
23. ওয়ার্ক অর্ডার ফাইল।
24. ইউটিলাইজেশন সার্টিফিকেট ফাইল।
প্রতিনিয়ত যেভাবে কাজের পরিধি বিস্তৃত হচ্ছে, সেভাবে সহযোগী পাওয়া বিদ্যালয় প্রধানদের পক্ষে খুব দুরূহ হয়ে পড়ছে। অ্যাকাডেমিক কাজ একটা নির্দিষ্ট ছন্দে সংগঠিত হয় এবং সেখানে কয়েকজন সহকর্মীর সাহায্য ব্যতীত স্কুল পরিচালনা করা মুশকিল। শুধুমাত্র অ্যাকাডেমিক নয় অ্যাডমিনিস্ট্রেটিভ ও অফিস সংক্রান্ত কাজ পরিচালনার জন্য তাঁকে সদাসতর্ক, সচেতন থাকতে হবে।
বর্তমানে চিঠিপত্রের মাধ্যমে বিভিন্ন কর্তৃপক্ষের সাথে যোগাযোগ বা তথ্যপ্রদান প্রায় নেই বললেই চলে। তাই ডিটিটাল ও অনলাইন পদ্ধতির সাথে খাপ খাইয়ে নিতে হবে। অর্থাৎ বিদ্যালয় প্রধানকে ন্যূনতম তথ্যপ্রযুক্তির খুঁটিনাটি সম্বন্ধে ওয়াকিবহাল থাকতে হবে।
সর্বপ্রথম তাঁকে দৈনন্দিন আপডেটেড তথ্য একত্র করতে হবে এবং নিজেকে বিদ্যালয় পরিচালন সম্পর্কিত সমস্ত প্রকার পোর্টালে প্রবেশ করে কাজ করার ধারণাগুলি রপ্ত করতে হবে। সঙ্গে ভার্চুয়াল সভায় অংশগ্রহণ, ই-মেল তথ্য আদানপ্রদান, ডক্যুমেন্ট স্ক্যান করে নির্দেশ অনুযায়ী সেটি নির্দিষ্ট আকারে আপলোড বা প্রেরণ, গুগল ফর্মে অথবা স্প্রেড সীটে তথ্য প্রেরণ এবং আরও খুঁটিনাটি কম্পিটার সহায়ক কাজে সরগড় হতে হবে।
এই ডিজিটাল জগতে প্রথমে মানিয়ে নিতে একটু পুরোনো প্রধানদের অসুবিধা হবে সন্দেহ নেই কারণ ১৯৮০ সালের আগে যাঁরা জন্মেছেন তাঁরা স্বভাবতই এই দুনিয়ায় অনুপ্রবেশকারী, তাই তাঁদের রীতিমত খাপ খাওয়াতে সংগ্রাম চালাতে হবে। অপরপক্ষে, পরবর্তীকালে জন্মানো ব্যক্তিরা এখানে স্বাভাবিক নাগরিক কারণ তাঁরা ডিজিটাল মাধ্যমের সংস্পর্শে বড়ো হয়েছেন ফলে মস্তিষ্কের কার্যকারিতা এই বিষয়ে বেশি সচল।
কাজের অসংখ্য ক্ষেত্র প্রতিনিয়ত তৈরি হচ্ছে, সেজন্য কিছু ক্ষেত্রে নোডাল পার্সন থাকলেও সমস্ত কিছুর দায়ভার বিদ্যালয় প্রধানদের উপর বর্তায়। প্রতিদিনের কাজ নিয়মিত আপডেট রাখতে পারলে, অনেকাংশে চাপ কমে যাবে, সেজন্য সর্বপ্রথম যেসব অনলাইন কাজের ক্ষেত্রগুলি কোনোভাবেই ফেলে রাখা যাবে না কাজের ধরন ও প্রকৃতি অনুযায়ী শ্রেণিবিভাগ করে দেওয়া হল।
বিভাগ-ক (ছাত্র সম্পর্কিত)
1. ছাত্র ভরতি সম্বলিত ডেটা বাংলার শিক্ষা পোর্টালে স্থানান্তর।
2. UDISE ডেটা প্রদান।
3. সলা-সিদ্ধি পোর্টালে ডেটা প্রদান।
4. নবম ও একাদশ শ্রেণির ছাত্র/ছাত্রীদের অনলাইন রেজিস্ট্রেশন।
5. দশম ও দ্বাদশ শ্রেণির Sent up ছাত্র/ছাত্রীদের অনলাইন এনরোলমেন্ট।
6. উচ্চমাধ্যমিক বিভাগের জন্য রিনিউয়্যাল, ঐচ্ছিক বিষয়ে চালু রাখা বা নতুন বিষয়ে পাঠদানের অনুমতি, অতিরিক্ত ছাত্র ভরতি ইত্যাদির অনলাইন অনুমতি প্রার্থনা।
7. উচ্চমাধ্যমিক পরীক্ষার্থীদের প্র্যাকটিকাল ও প্রজেক্ট মার্কস অনলাইন সাবমিশন।
বিভাগ-খ (প্রশাসন সম্পর্কিত)
1. IOSMS পোর্টাল।
2. উৎসশ্রী পোর্টাল।
3. ই-পেনশন পোর্টাল।
4. জেনারেল প্রভিডেন্ট ফান্ড (জি.পি.এফ) অনলাইন সুদ নির্ধারণ (Autocalculation)
5. জিপিএফ লেজার অনলাইন প্রস্তুতি এবং NGIPF সম্পর্কিত অনলাইন কাজ।
6. সার্ভিস বুক (বার্ষিক।
7. বিদ্যালয় অ্যাকাউন্টস (দৈনিক/সাপ্তাহিক/মাসিক)।
৪. বাজেট প্রস্তুতি (বার্ষিক) ।
9. অডিটের জন্য প্রস্তুতি (বার্ষিক)।
10. মিড-ডে-মিল হিসাব ও রিপোর্ট (মাসিক/বার্ষিক)।
11. WIFS রিপোর্ট অনলাইন প্রেরণ (সাপ্তাহিক)।
বিভাগ-গ (বিভিন্ন বৃত্তি ও ছাত্রকল্যাণ পরিষেবা-ভিত্তিক পোর্টালের কাজ
1. কন্যাশ্রী।
2. শিক্ষাশ্রী।
3. মেধাশ্রী।
4. ঐক্যশ্রী।
5. প্রি-ম্যাট্রিক ও পোস্ট-ম্যাট্রিক এস.সি/এস.টি (ওয়েসিস)।
6. সবুজসাথী (বাইসাইকেল)
7. তরুণের স্বপ্ন (ট্যাব)।
৪. স্বামী বিবেকানন্দ মিনস্ কাম মেরিট স্কলারশিপ।
9. NMMSE এবং NTS (কেন্দ্রিয় সরকারি স্কলারশিপ)।
10. বিদ্যাসাগর সায়েন্স অলিম্পিয়াড।
বিভাগ-ঘ
(বিভিন্ন সরকারি দফতরে বিদ্যালয়ের উন্নয়ন/রক্ষণাবেক্ষণ সম্বন্ধীয় যোগাযোগ)
1. বি.ডি.ও/পৌরপ্রতিষ্ঠান কর্তৃপক্ষকে আবেদন।
2. পঞ্চায়েতের নিকটে আবেদন।
3. জেলা পরিষদের নিকট আবেদন।
4. সার্কেল/ডি.আই অফিস/সমগ্র শিক্ষা মিশন/বিদ্যালয় শিক্ষা দফতর কর্তৃপক্ষের নিকট আবেদন।
প্রশাসনিক ও পরিচালনার কাজের সঠিক দায়িত্ব পালনের জন্য সবকিছু কেবল মাথায় রাখলেই চলবে না—একটা দিনলিপি বিদ্যালয় প্রধানকে বজায় রাখতে হবে। এই দিনলিপি তিনি নিজের মত অনুসরণ করবেন ও যে কাজ যখন সমাধা হবে তখন সেটি তালিকা থেকে বাদ দেবেন অথবা প্রয়োজনে মন্তব্য সংযোজন করে রাখতে পারেন। দিনলিপিতে অবশ্যই নিম্নলিখিত বিষয়গুলি স্থান পেতে পারে—
প্রতিদিন বাড়ি থেকে ডায়েরিতে লিখে নিয়ে যেতে হবে, কোন কোন কাজগুলো আজকে করতেই হবে। যখন যা মনে পড়বে সঙ্গে সঙ্গে নোট করে রাখলে ভালো হয়।
কোনো কাজ যদি শিক্ষক/শিক্ষিকা বা অফিস স্টাফ দিয়ে করাতে হয়, কাজটা তাকে ভালোভাবে বুঝিয়ে দিতে হবে এবং শেষে কাজটা তাঁর কাছ থেকে বুঝে নিয়ে অবশ্যই ধন্যবাদ দিতে হবে।
প্রতিদিন অন্তত দু’বার স্কুলের মেল এবং এস. আই, এ. আই, ডি. আই, বি.ডি.ও/পুর কর্তৃপক্ষ, মিড-ডে-মিল কর্তৃপক্ষের হোয়াটস অ্যাপ গ্রুপগুলো চেক করে বিভিন্ন সরকারি আদেশনামা প্রিন্ট করে ফাইল করে রাখতে হবে।
প্রতিদিনের দৈনিক ফি কালেকশন, খরচের অ্যাকাউন্ট তৈরি করতে হবে।
সপ্তাহের প্রথম তিনটি কাজের দিনে আয়রন ফেলিক অ্যাসিড ট্যাবলেট ছাত্রদের খাইয়ে তৃতীয় দিন অনলাইন তথ্য প্রদানের বিষয়টি মাথায় রাখতে হবে।
প্রতি সপ্তাহের একটি নির্দিষ্ট দিনে মিড ডে মিলের চালের হিসাব নোডাল টিচারকে সঙ্গে নিয়ে সরেজমিন মিলিয়ে নিতে হবে। চাল বেশি থাকলে হিসাব করে পরবর্তী সময়ের জন্য চাল পাঠানো স্থগিত রাখতে কর্তৃপক্ষকে জানাতে হবে।
প্রতি মাসের প্রথম সপ্তাহে ব্যাংকের পাশবুকগুলো আপডেট করিয়ে আনার ব্যবস্থা করতে হবে।
এগুলো ছাড়াও কিছু সাধারণ বিষয় বিদ্যালয় প্রধান অনুসরণ করলে তাঁর কাজ চালাতে সুবিধা হবে— → এস. আই, এ. আই, ডি. আই, ডি.ই.ও, বি.ডি.ও / পুরপ্রধান, এস.ডি.ও এবং অন্যান্য পদাধিকারীদের সাথে খুব ভালো ব্যক্তিগত সম্পর্কে ও যোগাযোগ রাখতে হবে।
বিভিন্ন সরকারি মিটিং-এ নিজে উপস্থিত থাকলে ভালো হয়। অবশ্য গুরুত্ব বুঝে অন্যান্য সহকর্মীদেরও অবশ্যই পাঠাতে হবে।
রেজুল্যুশন খাতায়, সার্ভিস বুকে কোনো কাটাকাটি থাকা ঠিক নয়।
পরিচালন সমিতির সদস্যদের বিদ্যালয়ে যথাযথ সম্মান দিতে হবে এবং তাদের সাথে সুসম্পর্ক রাখতে হবে। মনিষীদের জন্মদিন বা উদ্যাপন করা হয় এমন দিনগুলোতে অবশ্যই উপস্থিত থাকবেন।
প্রতি স্টাফের সুবিধা-অসুবিধায় পাশে দাঁড়ালে ও ব্যক্তিগত যোগাযোগ রাখলে বিদ্যালয় চালাতে সুবিধা পাওয়া যাবে।
মিটিং ছাড়াও শিক্ষক প্রতিনিধি, সভাপতি, অ্যাকাডেমিক কাউন্সিলের সদস্য, অভিভাবক প্রতিনিধিদের সঙ্গে কোনো বিষয়ে সিদ্ধান্ত নেওয়ার পূর্বে আলোচনা করে নিলে ভালো হয়।
বিদ্যালয়ে সহকর্মীদের মধ্যে সুসম্পর্ক স্থাপনের উপর নজর দিতে হবে। বিদ্যালয়কে একটা বড়ো পরিবার ভাবতে হবে যাতে সবাই বিদ্যালয়কে “দ্বিতীয় গৃহ” ভাবতে পারেন।
বিদ্যালয় প্রধানকে নিরপেক্ষ থাকতে হবে। কাউকে অধস্তন কর্মী ভাবলে চলবে না।
নোডাল টিচারদের সব সময় সক্রিয় রাখতে হবে এবং নিয়মিত রিপোর্ট জানতে হবে, তাঁদের স্বাধীনভাবে কাজ করতে দিতে হবে।
যেখানে সহকারী প্রধান শিক্ষক/শিক্ষিকা আছেন সেখানে তাঁদের নির্ধারিত কাজ সসম্মানে করতে দিতে হবে। যদি কোনো সংশোধন করতে হয় অবশ্যই একান্তে আলোচনা করে করতে হবে। তাঁদের উভয়ের মধ্যে কোনো বিভেদ থাকলে বিদ্যালয় প্রশাসনে তার কু-প্রভাব পড়তে বাধ্য। উভয়ের মধ্যে সম্পর্ক ও বোঝাপড়া খুব ভালো রাখতে হবে।
সহকর্মীদের সার্ভিস বুক তৈরি, এন্ট্রি করা অথবা পেনসন সংক্রান্ত বিষয়ে অহেতুক দেরি করা কোনোভাবেই উচিত নয়।
সর্বোপরি বিদ্যালয় প্রধান আর্থিক বিষয়ে নিয়ম চলবেন। অযথা কোনো ঝুঁকি নেবেন না।
(ক্রমশ)
Advertisement
